Datenschutzerklärung von SystemePro.io Datenschutz, Transparenz und digitale Sicherheit.

Letzte Aktualisierung: 30. Juli 2026

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen:

• der Website SystemePro.io;
• von Formularen, Umfragen und Fragebögen;
• von Kalendern und Terminbuchungen;
• von Anfragen für Demonstrationen oder Informationen;
• der Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten;
• von kostenlosen Testphasen und kostenpflichtigen Abonnements;
• der Academy und ihrer Schulungen;
• der Community und ihrer Austauschbereiche;
• von E-Mail-Kampagnen und anderer Kommunikation;
• von Support- und Begleitungsleistungen;
• von Meetings, Veranstaltungen und Online-Schulungen;
• von CRM-, Automatisierungs- und KI-Funktionen.

Sie gilt in erster Linie gemäss dem schweizerischen Datenschutzrecht. Die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union kann zusätzlich Anwendung finden, wenn deren Voraussetzungen erfüllt sind.

2. Verantwortliche Stelle

Für Daten, die SystemePro.io für eigene Zwecke erhebt und verwendet, ist die verantwortliche Stelle:

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Datenschutzerklärung wird die Tätigkeit von Annemarie Andrey als Einzelperson ausgeübt.

Alle Anfragen bezüglich Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Verwendung personenbezogener Daten können an [email protected] gerichtet werden.

SystemePro.io kann mit Nutzern und Kunden auch über andere offizielle E-Mail-Adressen der Domain @systemepro.io kommunizieren, insbesondere für Rechnungsstellung, Support, Servicemitteilungen, Abonnementverwaltung oder administrative Kommunikation.

Die Verwendung dieser verschiedenen Adressen ändert nichts an der Identität der verantwortlichen Stelle. [email protected] bleibt die zentrale Kontaktadresse für Anfragen zu personenbezogenen Daten.

3. Rollen von SystemePro.io und seinen Kunden

3.1 Daten, die SystemePro.io für eigene Zwecke verwendet

SystemePro.io handelt als Verantwortliche, wenn es die Zwecke und Mittel einer Verarbeitung bestimmt, insbesondere um:

• eigene Interessenten und Kunden zu verwalten;
• Konten und Abonnements zu administrieren;
• Academy, Community und Begleitung bereitzustellen;
• Rechnungsstellung und Zahlungen zu verwalten;
• Anfragen an SystemePro.io zu beantworten;
• die Sicherheit der Plattform zu gewährleisten;
• über eigene Dienste zu kommunizieren, soweit dies zulässig ist.

3.2 Daten, die Kunden in ihr eigenes CRM eingeben

Kunden von SystemePro.io können in ihrem Bereich Daten zu eigenen Interessenten, Kunden, Mitarbeitenden, Partnern oder anderen Kontakten speichern und verarbeiten.

Für diese Daten legt der Kunde grundsätzlich die verfolgten Zwecke fest und handelt als Verantwortlicher. SystemePro.io ist dabei hauptsächlich Auftragsverarbeiter oder technischer Dienstleister, nach Weisung des Kunden und innerhalb der Grenzen der gebuchten Leistungen.

Jeder Kunde bleibt insbesondere verantwortlich für:

• die Rechtmässigkeit der Daten, die er erhebt oder importiert;
• die Information seiner eigenen Kontakte;
• das Vorliegen einer geeigneten Rechtsgrundlage;
• die Einholung notwendiger Einwilligungen;
• den Inhalt seiner Formulare und Kommunikation;
• die Bearbeitung von Anfragen seiner eigenen Kontakte;
• die Konfiguration seiner E-Mails, SMS, Anrufe und Automatisierungen;
• die Einhaltung der Regeln zur kommerziellen Akquise;
• die auf seine eigenen Daten angewendete Aufbewahrungsdauer;
• die Benutzer, denen er Zugriff auf sein Konto gewährt.

Der Kunde verpflichtet sich, personenbezogene Daten nicht rechtswidrig in die Plattform einzugeben, zu erheben oder zu verwenden.

Je nach gebuchten Leistungen kann eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung diese Informationen ergänzen und die jeweiligen Pflichten der Parteien näher bestimmen.

4. Personenbezogene Daten, die erhoben werden können

Welche Daten erhoben werden, hängt davon ab, wie Sie SystemePro.io nutzen. Sie können insbesondere die folgenden Kategorien umfassen.

4.1 Identifikationsdaten

• Vor- und Nachname;
• Name des Unternehmens oder der Organisation;
• Funktion oder berufliche Tätigkeit;
• Benutzername und Profilinformationen;
• Foto oder Profilbild, wenn Sie dieses bereitstellen.

4.2 Kontaktdaten

• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer;
• Post- oder Rechnungsadresse;
• Land, Region und Zeitzone;
• freiwillig mitgeteilte berufliche oder soziale Kontaktdaten.

4.3 Kontobezogene Daten

• Anmeldedaten;
• Kontoeinstellungen und Präferenzen;
• Rolle, Berechtigungen und Zugriffsstufe;
• Anmelde- und Aktivitätsverlauf;
• Status des Abonnements und aktivierte Dienste;
• Informationen zur kostenlosen Testphase.

4.4 Bestell- und Zahlungsdaten

• gewähltes Angebot oder Abonnement;
• Währung und Abrechnungsintervall;
• in Rechnung gestellte Beträge und Zahlungsstatus;
• Verlauf von Rechnungen, Rückerstattungen oder Zahlungsproblemen;
• Rechnungsadresse und erforderliche Steuerinformationen;
• technische Referenzen, die vom Zahlungsdienstleister übermittelt werden.

SystemePro.io erhält oder speichert normalerweise keine vollständigen Kreditkartennummern. Diese werden direkt vom sicheren Zahlungsdienstleister verarbeitet.

4.5 Termindaten

• Datum und Uhrzeit des Termins;
• Zeitzone;
• Art des angefragten Termins;
• Antworten auf Fragen im Buchungsformular;
• freiwillig mitgeteilte Notizen und Informationen;
• Verlauf von Bestätigungen, Verschiebungen oder Stornierungen.

4.6 Kommunikation und Interaktionen

• Inhalt ausgetauschter E-Mails;
• Nachrichten an den Support oder in der Community;
• Kommentare, Beiträge und Reaktionen;
• Antworten auf Formulare, Umfragen und Fragebögen;
• Verlauf telefonischer oder digitaler Kommunikation;
• Kommunikationspräferenzen und gespeicherte Einwilligungen;
• Informationen über das Öffnen oder Anklicken einer E-Mail.

4.7 Audio-, Video- und Aufzeichnungsdaten

Bei Meetings, Schulungen, Webinaren oder Online-Begleitungen können folgende Daten verarbeitet werden:

• während des Meetings angezeigter Name;
• Bild oder Video, wenn die Kamera aktiviert ist;
• Stimme und mündliche Beiträge;
• im Chat veröffentlichte Nachrichten;
• Fragen, Reaktionen und Antworten auf Umfragen;
• Audio- oder Videoaufzeichnung der Sitzung;
• automatische Transkription oder Zusammenfassung des Meetings.

4.8 Technische und Navigationsdaten

• IP-Adresse;
• Browsertyp und Betriebssystem;
• Gerätetyp und Bildschirmauflösung;
• Datum und Uhrzeit der Anmeldung;
• besuchte Seiten und ausgeführte Aktionen;
• Besuchsquelle und verwendete Links;
• technische Kennungen und Cookie-Daten;
• technische Protokolle, Fehler und Sicherheitsereignisse.

4.9 Im CRM erstellte oder importierte Daten

Autorisierte Benutzer können in ihrem Bereich insbesondere folgende Daten erstellen, importieren oder verarbeiten:

• Kontaktprofile und Kontaktdaten;
• Vertriebsnotizen und Interaktionsverläufe;
• Opportunities, Pipelines und Nachverfolgungsstatus;
• Termine und Aufgaben;
• Nachrichten, E-Mails und andere Kommunikation;
• Antworten auf Formulare und Umfragen;
• Tags, Listen und Segmente;
• Daten, die für vom Kunden konfigurierte Automatisierungen erforderlich sind.

5. Datenquellen

Personenbezogene Daten können erhoben werden:

• direkt bei der betroffenen Person;
• bei der Erstellung eines Kontos oder einer Bestellung;
• über ein Formular oder einen Kalender;
• bei einer Kommunikation mit SystemePro.io;
• bei der Teilnahme an einem Meeting oder einer Schulung;
• durch die Nutzung der Plattform;
• über einen Kunden, der die Daten rechtmässig importiert hat;
• über Integrationen oder vom Benutzer aktivierte Dienste;
• aus öffentlichen Quellen, soweit dies zulässig ist.

6. Zwecke der Verarbeitung

SystemePro.io kann personenbezogene Daten für folgende Zwecke verarbeiten.

6.1 Bereitstellung und Verwaltung der Dienste

• Konten erstellen und verwalten;
• die im Abonnement enthaltenen Funktionen bereitstellen;
• kostenlose Testphasen und Zugänge verwalten;
• die Nutzung von CRM und Automatisierungen ermöglichen;
• Academy, Community und Ressourcen bereitstellen;
• Begleitungen und Termine organisieren.

6.2 Vertragliche und finanzielle Verwaltung

• Abonnements und Bestellungen bearbeiten;
• Zahlungen und Verlängerungen verwalten;
• Rechnungen und Belege ausstellen;
• Zahlungsausfälle und Rückerstattungen verwalten;
• Betrug und Missbrauch verhindern;
• buchhalterische und steuerliche Pflichten erfüllen.

6.3 Kundenbeziehung und Support

• Fragen und Anfragen beantworten;
• technische oder pädagogische Unterstützung leisten;
• Termine organisieren;
• Vorfälle nachverfolgen;
• wichtige Informationen zu den Diensten kommunizieren.

6.4 Kommunikation und Marketing

• Newsletter versenden, soweit dies zulässig ist;
• Dienste, Angebote und Neuigkeiten vorstellen;
• bestimmte Inhalte und Kommunikation personalisieren;
• die Leistung von Kampagnen messen;
• Werbezielgruppen erstellen, wenn eine Einwilligung erforderlich und vorhanden ist;
• wiederholte oder irrelevante Kommunikation vermeiden.

6.5 Analyse und Verbesserung

• die Nutzung der Website und der Dienste verstehen;
• technische Probleme erkennen;
• die Benutzererfahrung verbessern;
• neue Funktionen entwickeln;
• interne Statistiken und Berichte erstellen.

6.6 Sicherheit und Einhaltung der Regeln

• Konten und Systeme sichern;
• verdächtige oder unbefugte Zugriffe erkennen;
• Betrug und Missbrauch verhindern;
• die Allgemeinen Geschäftsbedingungen durchsetzen;
• die Rechte von SystemePro.io, seinen Kunden und Dritten schützen;
• gesetzliche Pflichten oder offizielle Anfragen erfüllen.

7. Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitung und anwendbarem Recht kann sich SystemePro.io insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen stützen:

• Ihre Einwilligung , insbesondere für bestimmte Marketingkommunikation, Cookies, Reichweitenmessungen oder die Verwendung Ihres Bildes.
• Die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Massnahmen, insbesondere zur Erstellung eines Kontos, Bereitstellung eines Abonnements, Bearbeitung einer Bestellung oder Organisation eines Termins.
• Ein berechtigtes Interesse , insbesondere zur Sicherung der Plattform, Verbesserung der Dienste, Verhinderung von Missbrauch, Verwaltung der Kundenbeziehung oder Verteidigung von Rechten.
• Eine gesetzliche Verpflichtung , insbesondere im buchhalterischen, steuerlichen, administrativen oder gerichtlichen Bereich.

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmässigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.

8. Erforderliche und freiwillige Daten

Bestimmte Informationen sind erforderlich, um ein Konto zu erstellen, einen Vertrag abzuschliessen, eine Bestellung zu bearbeiten, einen Dienst bereitzustellen oder eine Anfrage zu beantworten.

Wenn diese Informationen nicht bereitgestellt werden, kann SystemePro.io möglicherweise die Anfrage nicht bearbeiten oder den betreffenden Dienst nicht bereitstellen.

Freiwillige Felder sind entsprechend gekennzeichnet oder können einfach leer gelassen werden.

9. Kommunikation per E-Mail, SMS, WhatsApp, Telefon und Benachrichtigungen

SystemePro.io kann je nach genutzten Diensten und bereitgestellten Kontaktdaten über verschiedene Kanäle mit Nutzern kommunizieren.

Diese Kommunikation kann umfassen:

• Bestätigungen zur Kontoerstellung;
• Sicherheitsnachrichten;
• Terminbestätigungen und Erinnerungen;
• Rechnungen und Zahlungsinformationen;
• Benachrichtigungen zum Abonnement;
• Antworten des Supports;
• wichtige Informationen zur Plattform;
• Nachrichten im Zusammenhang mit Academy oder Community;
• Newsletter und Angebote, soweit dies zulässig ist;
• vom Nutzer angeforderte Anrufe oder Nachrichten.

Mitteilungen, die für die Vertragserfüllung, Sicherheit, Rechnungsstellung oder den Betrieb des Kontos erforderlich sind, gelten nicht als reine Marketingkommunikation.

Kommerzielle Kommunikation kann über den Abmeldelink in E-Mails, verfügbare Einstellungen oder eine Anfrage an SystemePro.io abgelehnt oder beendet werden.

Die Abmeldung von Marketingkommunikation führt nicht zwingend dazu, dass für den Betrieb des Kontos oder die Erfüllung des Abonnements notwendige Nachrichten eingestellt werden.

10. Zoom-Meetings, Schulungen und Aufzeichnungen

SystemePro.io kann Meetings, Demonstrationen, Begleitungen, Webinare und Schulungen über Zoom oder einen vergleichbaren Dienst organisieren.

Bestimmte Sitzungen können gefilmt oder aufgezeichnet werden, um:

• Lerninhalte zu erstellen oder zu ergänzen;
• Teilnehmenden zu ermöglichen, eine Schulung erneut anzusehen;
• eine Begleitung oder Demonstration zu dokumentieren;
• Schulungen nachzuverfolgen oder zu verbessern;
• eine Wiederholung in der Academy bereitzustellen.

Ist eine Aufzeichnung vorgesehen, werden die Teilnehmenden vor der Sitzung, in der Einladung, zu Beginn des Meetings oder über die vom Videokonferenzdienst angezeigte Benachrichtigung informiert.

Je nach verwendeten Einstellungen kann die Aufzeichnung Bild, Stimme, angezeigten Namen, Beiträge, Bildschirmfreigaben, im Chat veröffentlichte Nachrichten und eine automatische Transkription umfassen.

Eine Person, die nicht in einer Aufzeichnung erscheinen möchte, wird je nach Art der Sitzung gebeten:

• die Kamera zu deaktivieren;
• das Mikrofon stummzuschalten, wenn sie nicht spricht;
• einen geeigneten Anzeigenamen zu verwenden;
• keine personenbezogenen Informationen im Chat zu veröffentlichen;
• SystemePro.io vor der Sitzung zu informieren;
• die Sitzung zu verlassen, wenn keine andere angemessene Lösung möglich ist.

Wenn das Bild oder eine Aussage einer Person öffentlich zu Werbezwecken verwendet werden soll, kann bei Bedarf eine gesonderte Einwilligung eingeholt werden.

Teilnehmende sollten während einer aufgezeichneten Sitzung keine vertraulichen oder sensiblen Informationen oder Daten Dritter ohne Berechtigung mitteilen.

11. Künstliche Intelligenz, Transkriptionen und Automatisierungen

Bestimmte Funktionen von SystemePro.io können auf Technologien der künstlichen Intelligenz oder spezialisierten Dienstleistern basieren.

Je nach verwendeter Funktion können diese Werkzeuge insbesondere folgende Daten verarbeiten:

• vom Nutzer eingegebene Anweisungen und Fragen;
• Inhalte von Gesprächen;
• im CRM vorhandene Informationen;
• Aufzeichnungen oder Transkriptionen;
• Inhalte, die zur Erstellung eines Textes, einer Zusammenfassung oder einer Antwort erforderlich sind;
• Daten, die für den Betrieb eines Konversationsassistenten erforderlich sind.

KI-Funktionen können insbesondere verwendet werden, um:

• Texte zu erstellen oder umzuformulieren;
• Zusammenfassungen und Transkriptionen zu erstellen;
• bestimmte Antworten zu automatisieren;
• Anfragen zu qualifizieren oder zu organisieren;
• Nutzer bei der Konfiguration der Plattform zu unterstützen;
• Vertriebsnachverfolgung oder Support zu verbessern.

Automatisch erzeugte Ergebnisse können ungenau oder unvollständig sein oder eine menschliche Überprüfung erfordern. Sie dürfen nicht ungeprüft verwendet werden, wenn eine wichtige Entscheidung eine Person betrifft.

SystemePro.io kann KI-Funktionen und -Anbieter nutzen, die in seine technische Infrastruktur integriert sind. Die eingesetzten Anbieter können sich je nach verfügbaren Diensten und aktivierten Funktionen ändern.

Wenn personenbezogene Daten durch eine KI-Funktion verarbeitet werden, wendet SystemePro.io soweit vernünftigerweise möglich die Grundsätze der Transparenz, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung und Datenminimierung an. Nur für die gewünschte Funktion erforderliche Informationen sollten an das betreffende Werkzeug übermittelt werden.

Je nach aktivierter Funktion können Daten von HighLevel oder von einem KI-Anbieter verarbeitet werden, der als technischer Unterauftragnehmer tätig ist. Aufbewahrung, Hosting und Nutzung können von der Konfiguration des Dienstes und den vertraglichen Verpflichtungen des jeweiligen Anbieters abhängen.

SystemePro.io garantiert nicht, dass Daten, die in eine KI-Funktion eingegeben werden, anonym sind. Vor jeder Nutzung sollte der Nutzer daher nicht notwendige personenbezogene Informationen entfernen oder maskieren, insbesondere sensible Daten, Berufsgeheimnisse und Informationen über Dritte.

Eine betroffene Person kann Informationen über eine Verarbeitung mit künstlicher Intelligenz verlangen und die in Artikel 23 dieser Datenschutzerklärung vorgesehenen Rechte ausüben, vorbehaltlich der anwendbaren gesetzlichen und vertraglichen Grenzen.

12. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Bestimmte Automatisierungen können Kontakte anhand von Kriterien, die von SystemePro.io oder seinen Kunden definiert werden, klassifizieren, segmentieren oder mit Status versehen.

Dies kann insbesondere Folgendes betreffen:

• Segmentierung von Listen;
• Zuweisung von Tags;
• Berechnung eines Engagement-Scores;
• Auslösung einer Nachricht oder Aufgabe;
• Verschiebung einer Opportunity in einer Pipeline;
• Personalisierung einer Kommunikation.

SystemePro.io beabsichtigt für eigene Zwecke nicht, ausschliesslich auf dieser Grundlage Entscheidungen mit erheblichen rechtlichen Wirkungen für eine Person ohne angemessene menschliche Intervention zu treffen, ausser wenn das Gesetz dies erlaubt und die erforderlichen Garantien bestehen.

Wenn eine wichtige Entscheidung wesentlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, sieht SystemePro.io – soweit das anwendbare Recht dies verlangt – die Möglichkeit vor, eine menschliche Überprüfung zu verlangen, den eigenen Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten.

Kunden, die Automatisierungen in ihrem eigenen Konto verwenden, sind für deren Konfiguration und die Folgen der von ihnen durchgeführten Verarbeitungen verantwortlich.

13. Zahlungen und Stripe

Online-Zahlungen werden derzeit über Stripe oder einen anderen professionellen Zahlungsdienstleister verarbeitet, der beim Bestellvorgang klar bezeichnet wird.

Der Zahlungsdienstleister kann insbesondere folgende Daten verarbeiten:

• für die Zahlung erforderliche Informationen;
• Name des Inhabers des Zahlungsmittels;
• Rechnungsadresse;
• Karten- oder Kontoinformationen;
• technische und sicherheitsbezogene Daten;
• Informationen, die zur Betrugsprävention erforderlich sind.

SystemePro.io erhält normalerweise nur die für die Verwaltung der Transaktion erforderlichen Informationen, wie Zahlungsstatus, Betrag, Währung, Transaktionsreferenz und bestimmte Identifikationsmerkmale.

Vollständige Kreditkartennummern werden nicht direkt von SystemePro.io gespeichert.

14. Cookies und ähnliche Technologien

Website und Plattform können Cookies, Pixel, Tags, lokale Kennungen und ähnliche Technologien einsetzen.

Diese Technologien können verwendet werden, um:

• den Betrieb der Website sicherzustellen;
• eine Sitzung aufrechtzuerhalten;
• Präferenzen zu speichern;
• Konten zu schützen und Missbrauch zu verhindern;
• Reichweite und Leistung zu messen;
• den Besucherweg zu verstehen;
• Seiten und Dienste zu verbessern;
• die Wirksamkeit von Werbekampagnen zu messen;
• bestimmte Kommunikation oder Werbung zu personalisieren.

14.1 Unbedingt erforderliche Cookies

Diese Cookies sind für den technischen Betrieb, die Sicherheit, Authentifizierung oder die Bereitstellung eines angeforderten Dienstes erforderlich. Sie können nicht immer über den Einwilligungsbanner deaktiviert werden.

14.2 Reichweitenmessung und Analyse

SystemePro.io beabsichtigt insbesondere, Werkzeuge wie folgende zu verwenden:

• Google Analytics 4;
• Google Tag Manager;
• Microsoft Clarity.

Diese Werkzeuge können Informationen zu Besuchen, Klicks, Interaktionen, verwendeten Geräten und Seitenleistung erfassen.

14.3 Werbung und Conversion-Tracking

SystemePro.io beabsichtigt ausserdem, gegebenenfalls folgende Werkzeuge zu verwenden:

• Meta Pixel;
• Google Ads und dessen Conversion-Werkzeuge;
• andere vergleichbare Werbe- oder Retargeting-Werkzeuge.

Soweit gesetzlich erforderlich, werden Analyse-, Werbe- oder Personalisierungs-Cookies erst nach der vom Besucher getroffenen Auswahl aktiviert.

Cookie-Einstellungen können über den Consent-Manager geändert werden, sofern dieser verfügbar ist.

Eine separate Cookie-Richtlinie kann ergänzende Informationen zu aktiven Werkzeugen, deren Dauer und den Möglichkeiten zur Verwaltung von Präferenzen enthalten.

15. Soziale Netzwerke und externe Plattformen

SystemePro.io kann auf sozialen Netzwerken und externen Plattformen wie LinkedIn, YouTube, Meta, Zoom oder anderen Diensten präsent sein.

Wenn Sie auf diesen Diensten mit SystemePro.io interagieren, kann der Betreiber der jeweiligen Plattform Ihre Daten ebenfalls nach seinen eigenen Bedingungen und Richtlinien verarbeiten.

SystemePro.io kontrolliert nicht sämtliche Verarbeitungen, die von diesen Plattformen unabhängig durchgeführt werden. Es wird empfohlen, deren Einstellungen und Datenschutzerklärungen zu konsultieren.

16. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten sind nur den Personen und Dienstleistern zugänglich, die sie zur Erfüllung einer bestimmten Aufgabe benötigen.

Sie können insbesondere weitergegeben werden an:

• Annemarie Andrey und ausdrücklich autorisierte Personen;
• Mitarbeitende oder Dienstleister, die mit Support beauftragt sind;
• Hosting- und Infrastrukturprovider;
• CRM- und Automatisierungsanbieter;
• Zahlungs- und Rechnungsdienstleister;
• Videokonferenz- und Schulungsdienste;
• E-Mail-, SMS-, Telefonie- oder Messaging-Anbieter;
• autorisierte Analyse- und Werbedienstleister;
• Anbieter von KI-Funktionen;
• Rechts-, Buchhaltungs- oder Technikberater;
• zuständige Behörden, wenn eine gesetzliche Verpflichtung dies verlangt.

Dienstleister erhalten nur die Daten, die für die Erbringung ihrer Leistungen vernünftigerweise erforderlich sind, und können vertraglichen Vertraulichkeits- und Sicherheitsverpflichtungen unterliegen.

17. HighLevel-Infrastruktur und technische Unterauftragnehmer

SystemePro.io ist eine White-Label-Lösung auf Basis der GoHighLevel®-Technologie, die von HighLevel und verbundenen Unternehmen oder Dienstleistern bereitgestellt wird.

Diese Infrastruktur kann insbesondere bei der Verarbeitung von Daten eingesetzt werden, die erforderlich sind für:

• Hosting und Betrieb von Konten;
• Verwaltung des CRM;
• Formulare und Kalender;
• Kampagnen und Automatisierungen;
• Kommunikation und Benachrichtigungen;
• bestimmte KI-Funktionen;
• Sicherheit und Wartung der Plattform.

HighLevel kann verschiedene technische Unterauftragnehmer einsetzen. Die Liste dieser Anbieter kann sich ändern, um den Betrieb und die Weiterentwicklung der Dienste zu ermöglichen.

SystemePro.io kontrolliert nicht allein die vollständige Liste der vom Infrastruktur-Anbieter integrierten Provider. Die von diesen Dienstleistern vorgenommenen Verarbeitungen unterliegen auch den vertraglichen Verpflichtungen und Datenschutzdokumenten von HighLevel.

18. Internationale Datenübermittlungen

Bestimmte technische Dienstleister können ausserhalb der Schweiz, der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sein oder dort Daten verarbeiten, insbesondere in den Vereinigten Staaten oder anderen Ländern.

In diesem Fall bemühen sich SystemePro.io und seine Dienstleister, die nach dem anwendbaren Recht erforderlichen Garantien umzusetzen, insbesondere soweit erforderlich:

• einen Beschluss über ein angemessenes Schutzniveau;
• anerkannte Vertragsklauseln;
• zusätzliche technische oder organisatorische Massnahmen;
• eine gesetzlich vorgesehene Ausnahme;
• die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person in geeigneten Fällen.

Die Nutzung bestimmter globaler Dienste kann dazu führen, dass Daten aus mehreren Ländern zu Hosting-, Support-, Sicherheits- oder Wartungszwecken zugänglich sind.

19. Aufbewahrungsdauer

Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die für den Zweck erforderlich ist, für den sie erhoben wurden, und anschliessend gelöscht, anonymisiert oder archiviert, soweit eine gesetzliche Verpflichtung dies erlaubt oder verlangt.

Die Aufbewahrungsdauer kann je nach Art der Daten, betroffenem Dienst und anwendbaren Verpflichtungen variieren.

• Daten zu Anfragen und Interessenten: für die Dauer des Austauschs und grundsätzlich bis zu drei Jahre nach dem letzten wesentlichen Kontakt, sofern kein Widerspruch oder anderer gerechtfertigter Grund vorliegt.
• Kundendaten: während der gesamten Vertragsbeziehung und anschliessend während des Zeitraums, der für buchhalterische, steuerliche oder vertragliche Pflichten oder zur Verteidigung von Rechten erforderlich ist.
• Rechnungsdaten: für die Dauer, die nach den anwendbaren buchhalterischen und steuerlichen Pflichten erforderlich ist.
• Kontodaten: während der Nutzung des Kontos und anschliessend für einen begrenzten Zeitraum, der für Schliessung, Sicherheit und Beilegung möglicher Streitigkeiten erforderlich ist.
• Marketingdaten: bis zum Widerruf der Einwilligung, zum Widerspruch oder bis zum Ablauf der gerechtfertigten Verarbeitungsdauer.
• Aufzeichnungen von Schulungen: solange dies für die Bereitstellung der Academy, die Schulung oder den angekündigten Zweck erforderlich ist, vorbehaltlich der Rechte der Teilnehmenden.
• Sicherheitsprotokolle: für einen angemessenen Zeitraum zur Verhinderung, Erkennung und Analyse von Vorfällen.
• Cookies: entsprechend ihrer Funktion, Konfiguration und den im Consent-Manager oder in der Cookie-Richtlinie angegebenen Fristen.

Für Daten, die ein Kunde in sein eigenes CRM eingibt, hängt die Aufbewahrungsdauer zusätzlich von den Weisungen, Einstellungen und Pflichten dieses Kunden ab.

20. Löschung und Rückgabe von Daten nach Kündigung

Wenn ein Abonnement endet, kann der Zugriff auf das Konto und die Daten gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und den technischen Rahmenbedingungen der Plattform gesperrt oder gelöscht werden.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, vor Ende seines Zugangs die Daten zu exportieren, die er behalten möchte, soweit entsprechende Funktionen verfügbar sind.

Bestimmte Daten können vorübergehend in technischen Sicherungen oder Archiven verbleiben, ohne aktiv genutzt zu werden, bis sie nach den anwendbaren Zyklen gelöscht werden.

SystemePro.io kann zudem Informationen aufbewahren, die zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, zum Nachweis einer Transaktion, zur Beilegung eines Rechtsstreits oder zur Betrugsprävention erforderlich sind.

21. Sicherheit und Vertraulichkeit

SystemePro.io setzt angemessene und verhältnismässige technische und organisatorische Massnahmen ein, um Daten vor Verlust, Veränderung, Zerstörung, Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

Diese Massnahmen können insbesondere umfassen:

• die Verwendung sicherer Verbindungen;
• die Beschränkung von Zugriffsrechten nach Rollen;
• die Verwendung von Passwörtern und Authentifizierungsmechanismen;
• die Protokollierung bestimmter Ereignisse;
• Sicherung und Überwachung der Infrastruktur;
• Aktualisierung von Systemen und Diensten;
• den Einsatz spezialisierter Dienstleister;
• interne Regeln zur Vertraulichkeit und Zugriffsverwaltung.

Kein IT-System kann jedoch absolute Sicherheit garantieren. Jeder Nutzer muss auch seine Zugangsdaten, Geräte, Zugänge und die Konten seiner Mitarbeitenden schützen.

Jede verdächtige Nutzung oder Kompromittierung muss möglichst rasch an [email protected] gemeldet werden.

22. Verletzung der Datensicherheit

Wird ein Sicherheitsvorfall mit personenbezogenen Daten erkannt, bewertet SystemePro.io dessen Art, Schwere und mögliche Risiken für betroffene Personen.

Geeignete Massnahmen können insbesondere umfassen:

• Eindämmung und Beendigung des Vorfalls;
• Sicherung der betroffenen Zugänge;
• Analyse möglicherweise betroffener Daten;
• Zusammenarbeit mit den betroffenen technischen Dienstleistern;
• Dokumentation des Vorfalls;
• Information der betroffenen Kunden;
• Meldung an Behörden, soweit gesetzlich erforderlich;
• Information betroffener Personen, soweit dies erforderlich ist.

Betrifft ein Vorfall Daten, die im Auftrag eines Kunden verarbeitet werden, arbeitet SystemePro.io innerhalb seiner Rolle, der verfügbaren Informationen und der anwendbaren vertraglichen Verpflichtungen mit diesem Kunden zusammen.

23. Rechte betroffener Personen

Je nach anwendbarem Recht und vorbehaltlich bestimmter Voraussetzungen oder Ausnahmen kann eine Person insbesondere verlangen:

• Auskunft darüber, ob sie betreffende Daten verarbeitet werden;
• Zugang zu ihren personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unrichtiger Daten;
• Löschung bestimmter Daten;
• Einschränkung bestimmter Verarbeitungen;
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen;
• Widerruf ihrer Einwilligung für die Zukunft;
• Herausgabe oder Übertragbarkeit bestimmter Daten, soweit dieses Recht anwendbar ist;
• Informationen über bestimmte automatisierte Verarbeitungen.

Die Ausübung eines Rechts kann eingeschränkt sein, wenn die Verarbeitung insbesondere erforderlich ist:

• zur Erfüllung eines Vertrags;
• zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung;
• zur Sicherheit der Plattform;
• zum Schutz der Rechte anderer Personen;
• zur Feststellung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs.

Eine Anfrage ist an [email protected] zu richten.

Um zu verhindern, dass eine unbefugte Person auf Daten zugreift, kann SystemePro.io die Informationen verlangen, die vernünftigerweise erforderlich sind, um die Identität des Antragstellers zu überprüfen.

Anfragen werden innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen bearbeitet. Offensichtlich unbegründete, wiederholte oder exzessive Anfragen können abgelehnt werden oder – soweit gesetzlich zulässig – Gebühren nach sich ziehen.

24. Anfragen zu Daten, die von einem Kunden verwaltet werden

Wenn eine Person ein Recht bezüglich Daten ausüben möchte, die ein Kunde von SystemePro.io in seinem eigenen CRM gespeichert hat, sollte sie sich grundsätzlich direkt an diesen Kunden wenden.

Der Kunde ist in der Regel für die Verarbeitung dieser Daten verantwortlich und entscheidet über deren Verwendung.

Erhält SystemePro.io eine Anfrage, die offensichtlich Daten eines Kunden betrifft, kann sie diese an den betreffenden Kunden weiterleiten oder die Person auffordern, diesen direkt zu kontaktieren.

SystemePro.io kann den Kunden bei der Bearbeitung der Anfrage im Rahmen der verfügbaren Funktionen, seiner vertraglichen Pflichten und seiner Rolle als Auftragsverarbeiter unterstützen.

25. Beschwerden

Jede Person, die der Ansicht ist, dass ihre Daten nicht ordnungsgemäss verarbeitet werden, wird gebeten, zunächst SystemePro.io zu kontaktieren, damit eine Lösung gesucht werden kann.

Die Anfrage kann an [email protected] gesendet werden.

Die betroffene Person kann sich auch an die zuständige Datenschutzbehörde wenden, insbesondere an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten in der Schweiz oder – soweit das anwendbare Recht dies vorsieht – an die zuständige Aufsichtsbehörde ihres Landes.

26. Minderjährige

Konten und Abonnements von SystemePro.io sind grundsätzlich Personen vorbehalten, die mindestens 18 Jahre alt sind.

Eine minderjährige Person kann ausnahmsweise nur auf bestimmte Dienste zugreifen, nachdem:

• SystemePro.io vorher schriftlich zugestimmt hat;
• eine schriftliche Zustimmung der gesetzlichen Vertretung vorgelegt wurde;
• die für den gewünschten Dienst geltenden Bedingungen geprüft wurden.

SystemePro.io beabsichtigt nicht, personenbezogene Daten Minderjähriger ohne angemessene Berechtigung zu erheben.

Wird festgestellt, dass ein Minderjähriger ohne Berechtigung ein Konto erstellt hat, kann SystemePro.io das Konto sperren und die betreffenden Daten vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten löschen.

27. Besonders schützenswerte Daten

SystemePro.io ist standardmässig nicht für die Verarbeitung besonders schützenswerter Daten bestimmt, die für die bereitgestellten Dienste nicht erforderlich sind.

Nutzer und Kunden sollten insbesondere folgende Informationen nicht ohne Notwendigkeit und geeignete Garantien eingeben:

• Gesundheitsdaten;
• religiöse, politische oder weltanschauliche Überzeugungen;
• rassische oder ethnische Herkunft;
• Sexualleben oder sexuelle Orientierung;
• biometrische oder genetische Daten;
• strafrechtliche Sanktionen oder Verfahren;
• hochvertrauliche Finanzinformationen.

Ein Kunde, der solche Daten in seinem Bereich verarbeitet, bleibt dafür verantwortlich zu prüfen, ob diese Verarbeitung zulässig, erforderlich und durch angemessene Schutzmassnahmen abgesichert ist.

28. Links und Dienste Dritter

Website, Academy, Community oder Kommunikation können Links zu Websites und Diensten enthalten, die von Dritten betrieben werden.

Wenn ein Nutzer die Umgebung von SystemePro.io verlässt, kann die Verarbeitung seiner Daten der Datenschutzerklärung des jeweiligen Drittanbieters unterliegen.

SystemePro.io ist nicht verantwortlich für Datenschutzpraktiken, Inhalte oder Sicherheit unabhängiger Websites, über die es keine Kontrolle ausübt.

29. Vertraulichkeit von Beiträgen in der Community

Die Community kann Mitgliedern ermöglichen, Kommentare, Nachrichten, Bilder, Antworten und andere Inhalte zu veröffentlichen, die für Personen sichtbar sind, die Zugang zum jeweiligen Bereich haben.

Jedes Mitglied sollte vorsichtig sein und Folgendes nicht veröffentlichen:

• eigene sensible Daten;
• vertrauliche Informationen;
• Kontaktdaten anderer Personen ohne deren Erlaubnis;
• Screenshots mit Daten Dritter;
• geschäftliche Informationen, zu deren Offenlegung keine Berechtigung besteht.

Bestimmte Beiträge können im Diskussionsverlauf sichtbar bleiben oder aufbewahrt werden, wenn dies für Moderation, Sicherheit oder die Verteidigung von Rechten erforderlich ist.

30. Änderungen der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann geändert werden, um Folgendes zu berücksichtigen:

• Weiterentwicklung der Dienste;
• Hinzufügen neuer Werkzeuge oder Dienstleister;
• gesetzliche oder regulatorische Änderungen;
• Empfehlungen von Behörden;
• Weiterentwicklung der Sicherheitsmassnahmen.

Massgeblich ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben im Dokument angegeben.

Bei wesentlichen Änderungen kann SystemePro.io betroffene Personen per Nachricht, Benachrichtigung auf der Plattform oder Hinweis auf der Website informieren.

31. Kontakt zum Datenschutz

Für Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten: